Intranet et musée : Appréhender la gouvernance et le pilotage de l’intranet (4/5)

Après une première semaine consacrée à la structure de l’intranet, une deuxième consacrée aux acteurs qui le font vivre, et la troisième sur le contenu et les services ou fonctionnalités qu’il met à disposition de ces visiteurs, nous vous proposons cette semaine de travailler sur le sujet de la gouvernance.

Si votre intranet était un musée, vous auriez à …

Respecter les règles de vie sur le site : la gouvernance

Comme dans un musée, où il est  communément interdit de manger ou de toucher les œuvres d’art, certaines règles de vie sont à respecter dans un site intranet : notamment les règles de netiquette mais aussi celles liées au dispositif de gouvernance : qui peut faire quoi sur l’intranet (consultation, contribution, validation, publication).

Le musée présente classiquement ses règles sur des panneaux d’interdiction là où l’intranet les indique au sein de chartes d’utilisation.

Piloter le site dans la durée : les instances de pilotage

Comme dans un musée, une fois que votre site est ouvert, une équipe doit le piloter dans la durée. En matière d’intranet, on parle de gouvernance. Celle-ci peut passer par des instances, comme un comité de pilotage par exemple, qui va à l’instar du comité de direction du musée, se réunir régulièrement pour prendre les décisions qui s’imposent :

• Faire évoluer le site en lien avec la stratégie de l’entreprise et mettre en œuvre les chantiers pour le rénover si besoin
• Allouer des ressources nécessaires aux chantiers à mener (techniques, changements, …)
• Prendre des décisions relatives aux plannings ou encore aux dysfonctionnements potentiels
• Reporter aux instances politiques supérieures

Analyser les indicateurs de fréquentation : le tableau de bord statistiques

Comme la fréquentation d’un musée, la consultation de l’intranet peut se mesurer par des indicateurs comme :

• Le nombre de visites
• La durée moyenne de la visite
• La fréquence des visites
• Le nombre de visiteurs uniques

De même que la fréquentation du musée est soumise à des fluctuation, la consultation de l’intranet peut-être variable et soumise à :

• Des effets de saisonnalité : congés, pont…
• Des événements exceptionnels qui peuvent augmenter la fréquentation du site (Journée du Patrimoine)

Par ailleurs, comme au musée dont certaines œuvres attirent plus un large public tandis que d’autres sont destinés à des visiteurs initiés, l’audience des rubriques de l’intranet peut variée selon la taille de leur cible ou encore l’objectif recherché.

Faire une place aux avis sur le site : le formulaire de contact

A l’instar du livre d’or qui permet aux visiteurs de laisser un message, une émotion, un avis sur leur visite, le formulaire contact ou les zones de commentaires disponibles sur l’intranet permettent aux utilisateurs de contacter l’administrateur du site.

Faire évoluer son site : montées de version, livraisons

Comme un musée peut être amené à fermer entièrement pour effectuer des travaux de rénovation ou des réparation, l’intranet peut également être rendu inaccessible pendant des phases d’importantes livraisons en production, migration de la solution logicielle, …

Dans certains cas, seules quelques salles sont fermées au public tandis que le reste du musée reste accessible. Cela peut être le cas aussi sur l’intranet lorsqu’une rubrique est temporairement indisponible parce qu’elle est en cours de refonte par exemple.

La 4^ème visite de notre intranet-musée s’achève ici.

N’hésitez pas à vous procurer la fiche synthétique pour pouvoir exploiter ces éléments de pédagogie en interne.
Téléchargez la fiche Appréhender la gouvernance et le pilotage de l’intranet
La semaine prochaine, nous vous proposons de filer la métaphore avec notre dernière séquence dédiée à l’accompagnement du changement. A bientôt pour la suite de la visite !
 

Par Gaëlle Roudaut

Cet article Intranet et musée : Appréhender la gouvernance et le pilotage de l’intranet (4/5) est apparu en premier sur Arctus.