Parmi toutes les communautés que nous avons l’occasion de suivre et d’accompagner chez nos clients, plusieurs se démarquent par leur dynamisme. Régularité des publications, foisonnement des échanges, développement d’un esprit de groupe, etc. Tout cela résulte bien souvent de l’implication importante d’un moteur principal : le ou la community manager. Mais que se passe-t-il lorsque cet élément moteur vient à partir ? Check-list pour préparer au mieux le départ d’un animateur
L’importance du community manager
Nous le disons régulièrement, une communauté fonctionne mieux si elle est menée par un (une) animateur(trice). Mais le changement fait aussi partie du quotidien des organisations : mutation, nouvelles responsabilités, changement de poste, départ à la retraite, etc.
Dans ce contexte, il est essentiel de trouver un repreneur qui va continuer à donner l’impulsion, donner de son temps, réguler les échanges, solliciter, relancer, etc. En plus des prises de paroles au sein de la communauté, il ou elle peut également s’investir In Real Life pour dynamiser la communauté : planifier et animer le comité éditorial, organiser des rencontres, un séminaire, prendre son bâton de pèlerin pour présenter la communauté dans les réunions de service, convaincre le management, etc. Face à ces ambitions, comment assurer la poursuite de la dynamique et éviter que la communauté ne se délite ?
Plusieurs cas de figures possibles
Soit le départ est anticipé, dans ce cas l’animateur doit prendre soin de préparer sa succession : nettoyage et capitalisation des contenus, formalisation des processus spécifiques, etc. Dans l’idéal, ces actions auront été entreprises au fil de l’eau afin d’éviter une trop grande charge de travail au moment du départ. Une formation du repreneur sera prévue si le temps de passation le permet. Ce cas de figure est particulièrement important dans le cadre de communauté d’équipe ou de projet, dans lesquelles la fonction de community manager incombe au chef de projet ou au manager.
Prenez le temps nécessaire pour assurez votre passation !
Et dans les autres types de communauté (de pratique, d’intérêt, etc.) ou dans le cas d’un départ non anticipé ? Il est nécessaire de trouver une personne impliquée dans la communauté pour assurer la transition. Ce peut être un animateur secondaire ou un contributeur qui connait le réseau et les pratiques spécifiques. Il faut bien sûr qu’il soit prêt à endosser ces responsabilités. Parfois, aucune personne ne peut reprendre complètement les missions d’animation de communauté (manque de temps, manque d’intérêt, etc.). Cette fonction peut être alors partagée par un collectif qui s’assure de la prise en charge de chaque mission. Ce fonctionnement collaboratif est efficace à condition de s’organiser et d’identifier qui fait quoi, quelles sont les responsabilités de chacun,…
Un changement de personnalité à anticiper
Bien entendu la reprise du rôle d’animateur est indispensable pour faire perdurer les échanges au sein de la communauté. Mais il est aussi normal d’observer quelques évolutions dans la gestion de la communauté. Changement de ton, modification dans l’organisation, etc. une communauté est forcément impactée par la personnalité de son animateur. C’est pourquoi, il est nécessaire de l’anticiper et de le communiquer à l’ensemble des membres. Un article de présentation du nouvel animateur est alors le bienvenu. Il ou elle pourra décrire son parcours et sa personnalité puis sa vision des missions de community manager et ses futurs projets pour la communauté. Cet article sera alors le point de départ d’une nouvelle relation entre les membres et le community managers. Les membres de la communauté peuvent aussi lui venir en aide : partager avec lui l’histoire et les projets de la communauté -notamment s’il n’en faisait pas partie-, assumer temporairement une partie des missions, lui remonter les dysfonctionnements à corriger en profitant de son arrivée, … Un moyen pour le nouvel animateur de partir du bon pied dans cette nouvelle aventure collaborative !
Par Sébastien Chatel
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