Vaste sujet. La gouvernance s’applique à tout type de système et se définit par l’ensemble des règles qui président au bon fonctionnement du dit système. En matière de dispositif intranet, système complexe, nous identifions six grands territoires concernés par le sujet.
Des rôles, des expertises et des fonctionnalités
La définition de l’ensemble des rôles qui interviennent dans le dispositif éditorial : contributeurs, community managers, administrateurs, … est le premier axe.
La définition des expertises nécessaires (savoir, savoir-faire, savoir-être) pour accomplir ces missions et l’identification des besoins de formation éventuellement constitue le deuxième point.
En troisième lieu, il s’agit de faire le choix des dimensions de la gouvernance. Lié à l’organisation, c’est la dimension structurelle. Liée aux flux d’information, c’est la dimension fonctionnelle.
Piloter, mesurer, accompagner
Vient ensuite, en quatrième point, la mise en place des instances de pilotage. Elles peuvent être opérationnelles : comités éditoriaux – avec une fréquence de rencontre mensuelle a minima. Elles peuvent aussi être stratégiques : comités intranet qui se réunit une ou deux fois par ans pour décider des orientations stratégiques.
Ce sont ensuite la définition des indicateurs qui permettront un suivi régulier du comportement des utilisateurs vis-à-vis de l’information mise à disposition ainsi qu’au travers des outils de collaboration, d’interaction ou de gestion des connaissances qui doivent être traité en cinquième point.
Enfin, la formalisation des supports et guides : charte, netiquette, kit de management,… vient compléter le dispositif.
On le voit, il s’agit d’un exercice relativement complexe. Il est souvent confié au regard externe de consultants experts qui peuvent efficacement accompagner l’entreprise dans la construction du mécanisme.
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